Bad Dürkheim liegt an der Deutschen Weinstraße etwa 30 km östlich von Kaiserslautern und knapp 20 km westlich von Ludwigshafen und Mannheim. Ca. 15 km südlich liegt Neustadt an der Weinstraße. In Bad Dürkheim schneiden sich die Bundesstraßen B37 und B271. Von West nach Ost fließt die Isenach durch die Stadt. Wegen seiner sieben Heilquellen erhielt Dürkheim 1847 den Zusatz „Solbad“, 1904 durfte es sich in „Bad Dürkheim“ umbenennen.

Wenige Gehminuten vom Stadtzentrum Bad Dürkheims entfernt liegt eine "Oase der Ruhe", das Gartenhotel Heusser. Dieses seit Generationen familiär geführte Komforthotel wurde von den Organisatoren Helga Hoock und Thomas Leisner als Ausgangspunkt und Unterkunft für das Event gewählt.

Die individuelle Anreise der Teilnehmer erfolgte bis 18:00 Uhr. Reservierte Parkplätze waren in ausreichender Menge vorhanden und abgesperrt. Sie wurden von einem privaten Sicherheitsdienst über Nacht von 20:00 - 08:00 Uhr bewacht.

Optional wurde am Nachmittag noch die Möglichkeit zu einem 30 minütigem Rundflug im hoteleigenen Flugzeug über die Pfalz angeboten. Hierzu war aber schon eine Anreise um 14:00 Uhr notwendig. Die Flugroute führte über Neustadt a. d. Weinstraße, Haßloch, Speyer, Hockenheim, Mannheim, Ludwigshafen wieder nach Bad Dürkheim.

Um 18:00 Uhr dann die offizielle Begrüßung aller Teilnehmer im Hotel mit Cocktailempfang und Ausgabe des Roadbooks.

Im Anschluß an das Essen hat man zu späterer Stunde den Abend an der Hotelbar ausklingen lassen.